EU:s dataskyddsförordning

EU:s dataskyddsförordning gäller i hela EU fr.o.m. 25.5.2018. Förordningen gäller individer, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Med personuppgifter avses alla sådana uppgifter som kan användas för att identifiera en levande fysisk person. Det kan t.ex. vara namn, adress, personsignum, telefonnummer, e-postadress, foton, videor, hälsotillstånd, dieter, kön o.s.v.

Det är viktigt att komma ihåg att det i och med förordningen inte blir förbjudet att hantera personuppgifter. Det som ändrar är att personuppgifter ska behandlas och skötas enligt vissa principer och regler för att säkerställa att uppgifterna hanteras tillräckligt varsamt. Det här beror på att personuppgifter, av många olika orsaker, är värdefulla.

På den här sidan samlar vi information och mallar FDUV:s medlemsföreningar.

Kom igång med dataskyddsarbetet

Reflektera över vilka personuppgifter er förening samlar in och behandlar. Samlar ni in och behandlar sådana uppgifter som ni egentligen inte behöver? Enligt insamlingsprinciperna ska man samla in så lite uppgifter som möjligt: endast de uppgifter som behövs.
Var förvarar ni uppgifterna? Se till att personuppgifterna förvaras på ett säkert ställe och att endast behöriga personer kommer åt uppgifterna.
Dokumentera vilka personuppgifter ni besitter, hur och vem som hanterar dem och vilka åtgärder ni vidtagit för att följa förordningen. Styrelsen ska godkänna det dokument ni utformar.
Var tydliga då ni samlar in personuppgifter. Informera den som lämnar sina personuppgifter till er om:

Vem ni är, d.v.s. vem det är som samlar uppgifterna
Varför ni samlar in uppgifterna
Hur den som lämnar uppgifterna kan korrigera eller radera sina uppgifter
Vem som har tillgång till uppgifterna (till exempel ordförande, sekreterare eller den som arrangerar något evenemang)
Hur länge uppgifterna sparas

Kontrollera att den som lämnar sina personuppgifter till er säkert förstår hur uppgifterna kommer att användas och behandlas.
Kom ihåg att även foton är personuppgifter. Se till att ni har skriftliga fotolov som ger er rätt att ta och använda foton. Specificera vilka ändamål fotolovet gäller och hur länge det är i kraft. Tänk på att foton som publiceras på sociala medier kan vara svåra att radera då de väl är uppladdade – tänk alltså efter före!
Informera alla aktiva i föreningen om dataskyddförordningen och de åtgärder den föranleder, så att alla känner till spelreglerna.
Använd gärna de mallar som FDUV utarbetat (dessa är på kommande).
Använd sunt förnuft.

Behöver din förening hjälp eller stöd i dataskyddsrelaterade frågor? Mejla din fråga eller ditt problem till Lotta Vaskola-Åminne (lotta.vaskola-aminne@fduv.fi). Det kan handla om allt från granskning av blanketter till tips i specifika situationer eller hjälp med att överhuvudtaget komma igång med dataskyddsarbetet.

Mallar